Les organismes publiques détiennent ou louent de larges flottes de photocopieurs : équipements anodins, mais qui en revanche fonctionne régulière tout au cours de la journée. Le papier est en général également fourni par les différentes organisations. L’utilisateur final n’a donc pas le choix que d’utiliser ce qui est mis à sa disposition. À titre d’exemple, les écoles au sein d’une commission scolaire de la taille de Marie-Victorin n’utilisent pas moins de 23 millions de copies annuellement.[1]
Lorsque l’on réalise le volume que cela représente, on se trouve plutôt insignifiant avec notre petit bac de récupération à la maison. On enseigne aux enfants à l’école depuis leur plus bas âge la récupération. Pourtant, le papier qui est utilisé dans les photocopieurs est un papier vierge qui ne contient aucun pourcentage de matière recyclé. Depuis, plusieurs commissions scolaires ont fait le saut en ne permettant que l’acquisition de papier ayant un contenu de minimum 30% de matière recyclée. Elles se sont servies du Comité d'achats regroupés de la Montérégie et de l'Estrie (CARME) pour produire un effet de levier. Les acheteurs se sont concertés et se sont engagés à transférer les quantités achetées de papier vierge en papier à contenu recyclé. L’effet de volume a poussé à la baisse les coûts et, l’année suivante, le papier recyclé était au même prix que le papier vierge de l’année précédente. Il n'y a donc eu aucune augmentation de coût pour les écoles, mais nous avons assisté à la création d’un nouveau marché pour le papier avec contenu recyclé.
Voici un exemple où l’acheteur a une importante responsabilité dans le changement des pratiques de consommation, en raison de la concentration des achats au sein d’une petite équipe et d’utilisateurs finaux nombreux.
Responsabilité de l’acheteur du début jusqu'à la fin du cycle de vie d’un produit
Contrat de disposition des matières résiduelles et recyclables
Au sein de nos organisations, une personne est responsable de la déclaration annuelle de production d’imprimé à l’organisme ÉEQ (Éco Entreprises Québec).
‘’Les entreprises (ou institution) génèrent des contenants, emballages et imprimés, matières visées par le régime de compensation, et sont légalement tenues de financer les coûts nets admissibles des services municipaux de collecte sélective des matières recyclables dans une proportion qui a atteint 100 % en 2013 en vertu du principe de responsabilité élargie du producteur (REP)."[2]
Cette déclaration s’accompagne d’une facture pour compenser les coûts occasionnés pour la gestion des matières à traiter après utilisation.
En plus de cette déclaration et facture, les organisations payent pour la disposition des rebuts et recyclages qu’elles produisent à même leur installation.
Ces contrats sont constitués de plusieurs éléments intéressants :
· Les prix sont en fonction du tonnage du conteneur et non du tonnage produit;
· Le type de conteneur influence le prix du ramassage;
· Les prix sont souvent les mêmes que vous fournissiez les conteneurs ou non.
Cela permet d’appliquer certaines stratégies :
Le prix étant en fonction du tonnage du conteneur, il est primordial de faire prendre des photos du contenu du conteneur avant la levée. La vérification pendant deux mois devrait donner une bonne idée de la réalité. Si les conteneurs sont remplis à 50% dans la majorité des cas, vous payez 50% de trop. En gros, vous payez pour du vide! Plusieurs formats de conteneur sont disponibles sur le marché, vous pourriez en prendre un deux fois plus petit. Sinon la fréquence des levées peut elle aussi être modifiée. Et si l’on vous oppose que de temps en temps ils sont pleins alors vous aurez toujours la possibilité de faire un appel de service pour une levée supplémentaire à l’occasion. Cela vous coutera une fraction du prix par rapport au service continu.
Le type de chargement du conteneur influence le prix. Le prestataire de services n’a pas que vous comme client. Vous faites donc partie d’une route. Si les conteneurs des autres clients sont de chargements différents des vôtres, il devra en conséquence vous assigner un autre camion, ce qui augmente les coûts.
Puisque les prix sont souvent les mêmes que vous fournissiez les conteneurs ou non, lors de vos négociations, laisser le choix au prestataire de services de vous fournir le type de conteneur qui lui convient et qui respecte vos conditions (tonnage, empiètement de l’espace, hauteur et accessibilité). Il vous proposera un conteneur qui convient au camion et du même coup abaissera ses prix.
Bref, le rôle de l’acheteur ou du conseiller en approvisionnement est en soit beaucoup plus large que d’exécuter simplement les demandes d’approvisionnement.
[1] SEAO : no de référence 847994 AO de reprographie
[2] Site : http://www.ecoentreprises.qc.ca/sinformer-et-declarer/tarifs-et-cadre-legal/regime-de-compensation
Alexandra Loyer
PGPC - Infolettre janvier 2015
© Projection GP Conseils, 2015