À forfait ? La définition des livrables est un incontournable


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Il est de plus en plus favorisé par nos instances décisionnelles d'octroyer des contrats à forfait. Il s'agit en effet, d'une approche efficace pour que les fournisseurs assument une juste part des risques d'un projet, pour documenter et justifier les paiements émis, pour limiter les dépassements de coûts, la surfacturation et tout autre abus.


Afin que les fournisseurs puissent présenter une proposition la plus complète et la plus concurrentielle possible, ils doivent connaître l'envergure précise de ce à quoi ils auront à s'engager. De leur côté, les organismes doivent être en mesure de structurer et de documenter adéquatement leurs besoins. À ce titre, la définition de livrables est un incontournable à tout projet d'acquisition forfaitaire.


Mais qu'est-ce qu'un livrable ? Il serait possible de définir un livrable comme étant un produit unique (matériel ou non), une prestation vérifiable d'un travail ou une capacité à réaliser un service dans le cadre d'un processus ou un projet. Par exemple, un livrable pourrait être défini comme étant un rapport d'analyse, un plan de projet, une planification détaillée, la livraison de matériaux, la réalisation complète d'un déploiement de système d'information, des plans et devis, la formation complète d'un nombre définis de personne sur un nouveau processus, la prise de possession d'un équipement, de fourniture ou d'un bâtiment, etc..


Peu importe le type et la nature du livrable, certaines information doivent être définies : sont nom, son contenu détaillé, son format et sa structure ainsi que la date d'échéance de son dépôt.


Somme toute, l'identification de livrables dans un projet d'acquisition présente plusieurs bénéfices :


  • Définir précisément le produit de travail;

  • Préciser l'évaluation des efforts requis;

  • Établir la réalisation des travaux dans le temps;

  • Baliser les travaux du fournisseur;

  • Faciliter l'évaluation de la performance du fournisseur;

  • Donner un appui aux modalités de gestion contractuelles.


Globalement, pour l'ensemble des livrables spécifiés à un projet d'acquisition, l'organisme doit définir ses propres modalités d'acceptation des livrables qui seront déposés par son fournisseur, prévoyant ainsi les ajustements et corrections qui y seront requis. Ces modalités sont importantes puisque c'est à partir de celles-ci que seront déterminées les modalités de paiement pour chacun des livrables ainsi que le bordereau de prix.


Malgré les nombreux bénéfices, une approche de définition du besoin par livrables génère également une certaine contrainte quant à la flexibilité dans l'exécution du contrat. En effet, tant du côté du fournisseur que du côté de l'organisme, il est plus difficile d'apporter officiellement un changement dans la définition des travaux à réaliser. Afin de se donner la flexibilité requise, il est nécessaire de définir une approche de gestion des changements afin d'apporter certains ajustements aux livrables, tout en respectant la nature et l'envergure du contrat consenti (la gestion des changements fera l'objet d'un prochain article !).


Il est à noter que pour certains besoins d'acquisition, l'organisme peut nécessiter une aide externe afin d'évaluer, de structurer et de documenter le besoin d'un grand projet. Par définition, les livrables de ce grand projet ne peuvent pas être définis à cette étape. Néanmoins, l'aide externe y est nécessaire afin d'initier le projet. Dans le contexte de la volonté d'octroyer un contrat forfaitaire, c'est donc l'œuf ou la poule... Il est possible de s'en sortir en scindant le projet par phase, tel un projet de construction. À ce titre, un appel d'offres public ou sur invitation peut être émis pour lequel le livrable principal sera l'analyse détaillée des besoins. Un deuxième appel d'offres est ensuite publié pour l'acquisition des produits et services visant à répondre à ce besoin. Bien que cette approche apparait à priori complexe et exigeante pour l'organisme, elle semble celle présenter les plus grands bénéfices au plus faible risque pour l'organisme.


Devant la pression sentie actuellement par les organismes quant à la pertinence et la qualité de l'octroi de leurs contrats, l'élaboration d'appels d'offres visant à acquérir à forfait biens et services semble présenter une réponse des plus intéressantes.

Guy Plante, M.Sc.A., PMP

PGPC - Infolettre janvier 2014

© Projection GP Conseils, 2014

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