Ce n’est pas que je sois si intelligent,
C’est juste que je me penche plus longtemps sur les problèmes
Albert Einstein
Dans un contexte de restrictions budgétaires, nous nous portons tous naturellement vers les solutions rapides; coupe de services ou de personnel. Les solutions rapides sont priorisées car les résultats attendus doivent se concrétiser pour le prochain budget, ce qui laisse une marge de manœuvre de moins d’un an aux gestionnaires. Ces conditions ne permettent pas une analyse en profondeur d’un problème complexe. L’immédiat l’emporte sur l’important.
À titre d’analyse en profondeur, la révision juste et précise des besoins à l’approche du terme d’un contrat s’avère judicieuse et lucrative. Cette révision porte notamment sur les éléments suivants :
Valider la pertinence d’actualité du besoin;
Redéfinition du cadre du besoin (ses limites; ce à quoi il répondra ou non);
Recherche de nouvelles opportunités;
Analyse de marché;
Nouveaux produits/services disponibles;
Nouvelles approches.
Chaque heure investie à la recherche de nouvelles solutions, à l’analyse des pratiques courantes du domaine, à l’appropriation complète des tenants et aboutissants d’un besoin, promet un gain financier de plusieurs milliers de dollar annuellement et ce pour chaque contrat de nature complexe. À titre d’exemple, on trouve, généralement dans le sous-sol de nos établissements de santé, tout ce qui relève du soutien à la prestation des soins, dont les activités de logistique hospitalière qui, selon certaines études, atteignent jusqu’à 46 % du budget d’un centre hospitalier (PHILPOT, Robin, Des remèdes aux maux cachés des services de santé, HEC Mag, automne 2005, p.20).
Des organisations ont commencée à faire une priorité de ce genre de pratique, ce qui permet des économies à long terme et de façon permanente.
D’ailleurs le Groupe de recherche CHAÎNE de HEC Montréal, c’est penché sur la question dernièrement. Ils ont relevé les problématiques et les conclusions suivantes :
Dans le contexte de réduction du financement du réseau de la santé, il faut réduire les coûts dans les secteurs administratifs. La chaîne d’approvisionnement semble être porteuse d’économies substantielles. Il faut donc améliorer l’efficience en adaptant les meilleures pratiques fondées sur les données probantes. L’objectif étant de réaliser minimalement des économies récurrentes.
Objectifs et orientations de mise en œuvre :
Réaliser des économies dans les nouvelles mises sous contrat
Standardiser les pratiques
Réduire les gaspillages
Améliorer les pratiques de gestion du transport (Voir appel d'offres SEAO no de référence : 773333)
Sans nécessairement effectuer une embauche d’une ressource supplémentaire, toutes les organisations ont la possibilité d’effectuer ces changements au sein de leur équipe, ou faisant appel à des firmes spécialisées pour des mandats spécifiques.
En effet, les bonnes pratiques conseillent de faire l'analyse des besoins préalablement. Non seulement cela permet d'acquérir le bon service/produit afin de répondre au besoin réel, mais aussi de rendre l'organisation plus efficace et efficiente. Votre organisation a-t-elle fait les démarches de révisions nécessaires avant la remise en publication des derniers contrats? Avez-vous passez à côté d’économies substantielles?
Alexandra Loyer
PGPC - Infolettre janvier 2014
© Projection GP Conseils, 2014