En règle générale, l'innovation permet la création de nouveaux produits, services et procédés afin d'améliorer qualitativement ou quantitativement une organisation et quelle devienne plus efficace et efficiente. Dans le contexte actuel, prétendre que nos organisations ont besoin d'innovation est somme toute très peu risqué ! Mais comment introduire cette innovation lorsque celle-ci provient de la recherche et du développement de nos fournisseurs et ce, tout en respectant nos cadres réglementaires ? Là est le défi... et les efforts !
Avant tout, un peu de concepts... Il existe probablement plus de définitions sérieuses du terme "innovation" que de lettres composant ce mot. Néanmoins, concentrons-nous sur celle proposée par l'Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE) au Manuel d'Oslo :
"Une innovation est la mise en œuvre d’un produit (bien ou service) ou d’un procédé (de production) nouveau ou sensiblement amélioré, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques d’une entreprise, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures."
(http://www.oecd.org/fr/science/inno/manueldosloprincipesdirecteurspourlerecueiletlinterpretationdesdonneessurlinnovation3eedition.htm)
Par conséquent, plusieurs conditions doivent être réunies afin qu'une organisation puisse acquérir et bénéficier de cette innovation, notamment :
La connaissance de cette innovation;
La connaissance du besoin réel comblé par cette innovation;
La présence de ce besoin au sein de l'organisation;
La compréhension des spécificités de cette innovation, de ses enjeux et ses contraintes;
Le cadre réglementaire permettant d'en faire l'acquisition.
Faisons un petit exercice afin de démontrer qu'il n'est pas toujours aisé d'introduire l'innovation au sein de nos organisations. Un fournisseur présente un nouveau système d'information comprenant les modules A, B et C. Le module C détient un brevet. Étant nouveau, aucun concurrent ne présente d'alternative pour le module C. Par contre, d'autres fournisseurs pourraient présenter une solution viable pour les modules A et B. Le module C est celui présentant le plus de bénéfices pour l'organisation. De plus, le module C ne peut fonctionner sans les modules A et B.
Quelles sont les options quant au mode d'acquisition ?
Un gré-à-gré ? Toujours possible si la politique interne permet un seuil raisonnable. Par contre, cela demande un travail de justifications et de recherches conséquentes pour justifier un tel choix.
Un appel d'offre sur invitation ? Oui pour les investissements inférieurs au seuil réglementaire, mais qui d'autre inviter afin d'avoir des propositions comparables, sachant très bien que ceux que nous pourrions inviter ne répondraient pas à nos exigences ? Oublions donc cette option un peu bidon !
Un appel d'offre public ? Parfait ! Comme ça, nous pourrons prétendre que nous sollicitons tout le marché. Bon, maintenant, comment définissons-nous le besoin ? Est-ce à partir des spécifications du produit détenant le brevet ? Après tout, comment faire autrement puisqu'il s'agit d'une innovation ? Mais nous pourrions être suspecté de faire un devis dirigé... Ha oui ! Utilisons la notion du "ou équivalent"... Mais il faut toujours bien définir ce sur quoi nous évaluerons cette équivalence, sinon le tout n'a aucun sens et rien ne pourra être comparable...
Cet exercice simple démontre qu'il peut être difficile pour nos organisations d'introduire l'innovation nécessaire à son amélioration. La démarche, réalisée correctement, demande habiletés et efforts, mais en vaut probablement le coût puisque ce n'est sûrement pas dans le statu quo que la créativité émergera.
Alors, comment permettre à nos organisations de favoriser la créativité et l'innovation ? Il faut d'abord permettre aux fournisseurs de présenter leurs innovations. Ceci est l'une des activités essentielles de l’analyse de marché, préalablement à la réalisation un appel d'offres.
D'autre part, de plus en plus d'organisations utilisent les outils tels que l'avis d'intention et l'avis d'intérêt afin de "tester" le marché. Les réponses des entreprises à ces avis permettent de documenter à tout le moins la capacité d'un secteur du marché. Ceci facilite ensuite l'analyse et la documentation du besoin.
Enfin, notre exemple permet de comprendre que la rédaction rigoureuse des devis est assurément l'une des pierres angulaires au succès de la démarche d'acquisition de solutions innovantes. Cette rédaction doit favoriser la rigueur et le détail de la définition du besoin, la cohérence, l'univocité ainsi que le respect des cadres réglementaires.
Au-delà des contraintes budgétaires, de la [sur] médiatisation actuelle de l'octroi des contrats publics, de la complexité perçue des cadres réglementaires et de l'exigence de la reddition de compte, l'effort permettant l'innovation se présente néanmoins comme l'une des réponses incontournable à l'amélioration de nos organisations !
Guy Plante, M.Sc.A., PMP
PGPC - Infolettre janvier 2014
© Projection GP Conseils, 2014