Pour une gestion efficace d'un comité de sélection


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Beaucoup a été dit sur les comités de sélection : fondement, rôle, responsabilités, cadres réglementaires. Mais l’expertise nécessaire pour que ces comités puissent atteindre leur objectif est d’un tout autre registre! En fait, nous sommes tous influencés par la présence des autres. Du coup, certaines dynamiques relationnelles s’installent au sein même de nos comités de sélection, notamment la paresse, la polarisation, la pensée de groupe et le conformisme. Par son expérience, son leadership et sa compétence, le secrétaire de comités de sélection doit être en mesure de maitriser ces jeux d’interactions au sein de son groupe.


Mais pourquoi est-il pertinent d'en discuter ? Dans vos comités de sélection, il est pratiquement assuré que vous ayez dû répondre à ce type de réactions ou d’objections :


• « C’est pas la loi qui va me dire ce que j’ai de besoin! »;

• « C’est pas toi qui vas me dire ce que j’ai de besoin! »;

• « Organise ça comme tu veux, mais c’est lui qui entre! »

• « Écoute, je ne veux pas m’insérer dans votre décision, mais… »;

• Des participants qui ne parlent pas, qui parlent trop, qui s’absentent, qui imposent, qui s’effacent…


Ces éléments sont des traits caractéristiques qu’une ou plusieurs dynamiques tentent de prendre le plancher. Même si vous avez de l’expérience, ce ne sont pas des situations faciles à gérer. Vous décidez de ne pas tenir compte de celles-ci? Pas de problème! Elles s’installeront quand même et vous y prendrez part à votre insu.


Regardons ces dynamiques d’un peu plus près.


Paresse sociale Il s’agit d’en faire moins en groupe que si on était seul. Les autres membres du groupe doivent alors compenser l’inaction de cet individu. Est-ce déjà arrivé qu’un membre de votre comité de sélection se soit présenté sans avoir lu préalablement les documents de soumission? Ou les avoir lus sans rigueur en mentionnant « ce n’est pas grave, on va le faire ensemble »? Pour gérer adéquatement ce genre de situation, on peut notamment exiger que tous les membres soient correctement préparés, à défaut de quoi la rencontre est reportée.


Polarisation Il est question ici de notre tendance à prendre en groupe des décisions plus radicales que si nous les prenions individuellement. En fait, le groupe renforce notre position initiale sur les faits et nos jugements de valeur. Ce qui arrive dans un comité de sélection est que si certains membres trouvent la réponse d’un soumissionnaire à un critère plutôt bonne, alors que d’autres la trouvent plutôt mauvaise, les deux camps vont se renforcer dans leur position initiale. Nous voici ici en bonne posture pour des heures de délibération!


En tant que leader, le secrétaire de comité doit revenir sur la description et le sens du critère d’évaluation, s’appuyer sur les balises qui définissent l’atteinte du niveau acceptable pour ce critère et mettre l’emphase sur les faits présentés dans la soumission. On peut voir ici toute l’importance d’une bonne définition des critères et de leurs balises d’évaluation!


Pensée de groupe Lorsque la recherche de l’unanimité ou du consensus tend à primer à tout prix, la dynamique de la pensée de groupe peut survenir. Il est possible, dans ce cas, voir un des membres du comité ne partageant pas la position de la majorité s’isoler ou, de fait, se faire isoler. Alors, notamment par peur d’être rejeté, aucun membre n’ose critiquer le bien fondée d’une décision soutenue par la majorité. Arrive alors le conformisme. Cette situation peut mener à de graves erreurs de jugement. Pour plusieurs raisons, il peut arriver que l’évaluation de la majorité soit erronée! Pour le secrétaire de comité, il est important de questionner l’unanimité, le consensus et de s’assurer de la participation de tous. D’entrée de jeu, pourquoi ne pas se donner le rôle d’avocat du diable?


Après avoir lu ces quelques lignes, je suis certain que vous constaterez ces dynamiques au sein de vos comités de sélection et leurs impacts. Un comité de sélection efficace, mature et compétent contribuera à l’assurance de l’intégrité du processus d’évaluation, sa transparence, à un traitement équitable des soumissionnaires ainsi qu’à un résultat d’évaluation permettant l’atteinte des objectifs du projet d’acquisition.


Derrière toutes nos grilles, nos critères et balises, il n’en reste pas moins que ce sont des individus en relation avec les autres qui les utilisent et arrivent à une décision qui peut faire toute une différence pour l’organisation.

Guy Plante, M.Sc.A., PMP

PGPC - Infolettre janvier 2014

© Projection GP Conseils, 2014

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