La vérification de la conformité d'un bien aux exigences par un comité technique, une pratique à


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En août dernier, le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) a publié un bulletin d’interprétation concernant le règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (chapitre C-65.1, r.2)[1], précisant la possibilité de valider la conformité technique d’un bien par un comité technique avant d’en octroyer le contrat.


Nous ne sommes pas sans savoir que l’approche préconisée par le cadre réglementaire est d’adjuger nos contrats d’approvisionnement à la suite d’une sollicitation d’un prix et donc au fournisseur ayant présenté une soumission conforme au prix le plus bas. Bien entendu, d’autres modes d’adjudication sont possibles à savoir l’octroi du contrat au fournisseur dont le prix est le plus bas parmi ceux ayant satisfait au niveau minimal de qualité exigé ou l’octroi du contrat au fournisseur ayant le prix ajusté le plus bas (à la suite d’une évaluation de la qualité).


Ce bulletin d’interprétation est important puisqu’il vient préciser que la vérification de la conformité d’une soumission peut se réaliser en deux étapes. Tout d’abord, l’organisme public doit vérifier le respect des conditions de conformité généralement émises aux documents d’appel d’offres (date et heure de dépôt, présence de tous les documents, signatures requises,...)


Ensuite, l’organisme public peut procéder à la vérification du respect des exigences techniques du bien à acquérir. L’approche que l’on retrouve le plus souvent est celle où l’organisme public valide les exigences techniques uniquement en consultant la documentation transmise par les fournisseurs dans leur soumission. C’est d’ailleurs ce que le cadre réglementaire pouvait laisser entendre en tant que pratique d’évaluation.


Ce bulletin d’interprétation précise que l’organisme public peut prévoir, en plus de la vérification des documents déposés par les fournisseurs, la vérification de la conformité des exigences techniques. Celle-ci peut être réalisée par un comité technique qu’il aura mis en place, dans la mesure où cette approche est explicitement décrite dans ses documents d’appel d’offres. C’est lorsque toutes les conditions de conformité sont respectées que la soumission est alors qualifiée de conforme.


Pour ce faire, « le SCT est d’avis que les règles établies par l’organisme public dans ses documents d’appel d’offres peuvent prévoir, notamment, de requérir les biens pour les soumettre à des vérifications, avant l’adjudication du contrat. »


L’organisme public peut mettre ces biens à la disposition d’un comité technique, d’un comité de sélection le cas échéant ou des deux comités s’il le juge nécessaire.


Il s’agit d’un atout précieux pour les organismes publics. En effet, la vérification d’une soumission quant à sa conformité aux exigences techniques énoncées à partir seulement de la documentation fournie par le fournisseur est une pratique avec un haut niveau d’incertitude et d’erreurs potentielles. En aucun moment, l’organisme public ne peut prétendre que le bien acquis répondra de fait à ses exigences. C’est seulement en pratique, lorsque le bien sera utilisé, qu’un jugement final pourra s’imposer. Bien entendu, l’organisme public peut se prévaloir de certains recours légaux afin de revendiquer ses droits auprès d’un fournisseur dont le produit ne respecterait pas ses promesses. Mais devant les efforts nécessaires et le coût de cette démarche, peu d’organisation emprunte cette voie.


Qualitativement et financièrement, il s’avère donc coûteux pour une organisation d’utiliser un bien ne répondant pas à ses exigences et à ses besoins. D’où la nécessité pour l’organisme public de s’assurer en amont du processus d’acquisition, de bien cerner et de documenter ses besoins ainsi que les exigences qui y sont reliées. À cette fin, une bonne analyse des besoins, une rédaction précise des devis ainsi qu’une évaluation approfondie de la conformité des exigences techniques se présentent comme des éléments à favoriser au sein de nos organisations.


Paraphrasant les mentors de la gestion de la qualité, les coûts de la qualité sont essentiellement moins élevés que ceux de la non-qualité!



[1] http://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/publications/bulletin-dinterpretation-des-marches-publics/2014-08-22-rca

Guy Plante, M.Sc.A., PMP

PGPC - Infolettre janvier 2014

© Projection GP Conseils, 2014

#Évaluation #Analyse #Besoin #Conformité #Comitétechnique