Les 4 grands risques à l’intégrité dans la phase de pré-lancement d’un appel d’offre public

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale rassemblant plus d’une trentaine de pays les plus économiquement développés. Sa mission principale est de fournir des études économiques et recommandations afin d’orienter les politiques de ses pays membres et d’influencer les autres à emboîter le pas du libéralisme économique à la sauce keynésienne. Que l’on soit en accord ou non avec sa philosophie, certains principes préconisés par l’organisation méritent une attention particulière, surtout pour leurs recherches concernant la gouvernance. Dans ce sens, une étude qui date de 2008 « L’intégrité dans les marchés publics : Les bonnes pratiques de A à Z » met la lumière sur les lacunes des systèmes d’approvisionnement public dans la majorité des pays occidentaux et plusieurs risques ont été identifiés dans chacune des phases du cycle de vie d’un appel d’offre.

La première phase d’un appel d’offre, soit le pré-lancement, nous intéresse particulièrement, car il consiste essentiellement à l’étape d’élaboration du document par l’autorité contractante. Pour l’OCDE, quatre grands risques doivent bénéficier d’une attention particulière par les acteurs afin d’éviter les pièges : 1. l’analyse des besoins, 2. la planification et budgétisation, 3. le devis technique et 4. la stratégie adoptée.

• L’analyse des besoins

On aura beau le dire et le redire, l’analyse des besoins est une étape cruciale qui est à la base de la démarche. Peu importe les raisons, l’analyse devient trop souvent le festival de la patate chaude. À qui incombe la responsabilité : le département des approvisionnements ? Le service technique ? Les consultants ? Bref, les faits demeurent et les médias critiquent. Peut-être que nous ne nous sommes pas posé assez de questions dès le départ, peut-être que des acteurs externes ont fait pression, les extras explosent, les délais s’allongent, les biens sont remisés… et sous ou pas utilisés… Cette réalité peut être encore plus vraie dans certains secteurs plus que d’autres : les fameux services TI. Comment bien définir quand les besoins sont dynamiques et évoluent ?

• Planification et budgétisation

Avez-vous déjà été confronté à devoir « dépenser les budgets » avant la fin de l’année fiscale ? Est-ce que les biens ou services achetés avaient bien été planifiés et budgétés ? Une des faiblesses du système consiste à mesurer le succès par l’argent décaissé, et non pas sur les résultats. La pression pour un département de devoir « performer » peut engendrer des achats mal ou pas budgétés, n’étant pas nécessairement en ligne avec les priorités d’investissement de l’organisme.

• Devis technique

Un risque bien connu par tous, qui représente pour certains le talon d’Achille du système, consiste en une mauvaise rédaction du devis technique. Trop flou ou trop pointu, la boîte de Pandore est ouverte pour un ticket vers le paradis des extras ou l’enfer du système juridique ! Est-ce que les critères d’évaluation ont été bien réfléchis ? Est-ce que le devis est trop « collé » à une marque précise ? Est-ce que tous les éléments techniques tels que les tests, analyses des échantillons et protection juridique sont présents ? Mais bon, espérons que la réponse des entreprises « fit » avec notre budget et nos échéanciers !

• Stratégie d’approvisionnement

Saucissonnage ou gros contrat unique? La question se pose. Diviser un contrat de 100 000$ en 4 de 25 000$, est-ce une bonne pratique ? Selon ce scénario, l’accessibilité à un plus grand nombre de fournisseurs serait souhaitable, mais quand est-il des risques lors de l’exécution du contrat ? De même, comment assurer qu’une approche au plus bas prix conforme respecte la qualité souhaitée ? Dans tous les cas, la stratégie adoptée devrait consister en la plus efficace en terme de prix d’acquisition et d’entretien à long terme, de gestion du temps, de gestion des risques et de gestion de la qualité. Bref, la stratégie devrait répondre à la question suivante : comment gérer efficacement l’argent des citoyens ?

Bien que la réglementation du système québécois puisse être améliorée, il demeure de la responsabilité des organismes publics et parapublics d’encadrer les premières étapes, spécialement celle de pré-lancement, pour diminuer les risques d’échec. Avec une confiance défaillante des citoyens pour notre système de passation de marchés, est-ce qu’une réglementation encore plus stricte désireuse d’adresser toutes situations grises, voir de baliser toutes exceptions possibles, est souhaitable ? Ou devrions-nous reconstruire cette confiance perdue tout en préconisant une approche saine des acteurs impliqués dans les processus d’approvisionnement ? Y a-t-il place à donner une latitude selon la nature des besoins en utilisant la logique et le gros bon sens, tout en sachant que l’éthique est un concept plus élastique pour certains que pour d’autres ?

Nicolas Gendron, MGP, PMP

PGPC - Infolettre janvier 2014

© Projection GP Conseils, 2014

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