Élaborer et planifier un projet d'acquisition


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Nous l’avons probablement tous fait, d’une façon ou d’une autre. Nous nous en sommes probablement mordus les doigts à quelques reprises. Et oui, dans l’intensité du quotidien des organisations, il peut nous arriver de réaliser très (ou trop) rapidement les différentes étapes de notre projet d’acquisition.


Bien que nous puissions généralement récupérer le tout sans trop de conséquences irrécupérables, il n’en demeure pas moins que ces situations augmentent le temps nécessaire au projet d’acquisition, coûtent plus cher en temps et en argent en plus de mettre à risque l’ensemble de la démarche.


Afin de ne rien laisser au hasard, il est nécessaire de définir et de mettre en place une approche structurée permettant la réalisation de nos projets d’acquisition. Et qui dit « projet d’acquisition » dit également « gestion de projet ». À ce chapitre, le guide de référence en gestion de projets PMBOK – Project Management Body of Knowledge du Project Management Institute établit les meilleures pratiques en la matière.


Dit grossièrement, un projet d’acquisition doit d’abord être élaboré et planifié préalablement à ce qu’il soit réalisé.


Dans un premier temps, une charte de projet permet rapidement d’élaborer les balises principales du projet. Sa profondeur dépend bien entendu de l’envergure du projet d’acquisition et de sa complexité. Somme toute, il serait à tout le moins important d’y retrouver l’objet et les objectifs du projet, la personne responsable du projet, les principales parties prenantes, les contraintes, les risques, les principales étapes du projet ainsi que leurs dates cibles butoirs, Il est également intéressant d’y inclure certaines réponses aux questions d’usage telles que le type, la durée et le coût estimé du contrat à octroyer, la stratégie d’acquisition, le mode de sollicitation et d’adjudication privilégiés. Détrompez-vous ! Il n’est habituellement pas nécessaire de rédiger un long document. À peine quelques pages sous forme de tableau permettent de convenir et de documenter clairement la démarche et d’éviter tout malentendu.


Cette charte de projet devrait être officiellement approuvée au bon niveau hiérarchique afin que soient enclenchées les autres étapes du projet.


L’une de ces étapes consiste notamment à réaliser une planification plus détaillée de ce projet. De grâce, ne réinventez pas constamment la roue ! Élaborez un cycle de vie générique d’un projet d’acquisition propre à votre organisation et… suivez-le ! C’est entre autres en comparant votre planification avec la réalité de votre projet qu’il vous sera possible d’amorcer une amélioration graduelle de la performance de vos projets d’acquisition, de gérer vos capacités ainsi que les attentes de vos demandeurs.


À ce court texte, nous vous présentons un exemple d’une planification générique d’un projet d’acquisition que nous utilisons. Certaines étapes peuvent être ajoutées, d’autres retirées, mais l’important est de susciter une réflexion et une discussion dirigée de ce projet.


Doté de votre charte et de votre planification, vous voilà maintenant bien équipé afin d’amorcer l’analyse de vos besoins ainsi que la rédaction de vos documents d’appels d’offres !

Guy Plante, M.Sc.A., PMP

PGPC - Infolettre janvier 2014

© Projection GP Conseils, 2014

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